こんにちは、アイトライ武蔵浦和センターです。
今回のビジネスコミュニケーション講座では、事実と感情を分ける『客観的な報告』をテーマに学びました。
仕事をしていると、
「ミスをしてしまった」
「予定どおりに進まなかった」
「上司に報告しなければならない」
といった場面があります。
そんなとき、焦りや不安から、つい「どうしよう」「すみません」「自分はダメだ」といった気持ちを先に伝えてしまうことがあります。
しかし、仕事の場面では、まず相手に「何が起きたのか」を正確に伝えることが大切です。
今回の講座では、客観的に報告するための考え方や、実際の報告の仕方について練習しました。
なぜ「客観的な報告」が必要なの？
仕事でミスやトラブルが起きたとき、正確な情報を伝えることはとても重要です。
講座では、客観的な報告が必要な理由として、
・ミスの再発を防ぐために、正確な情報が必要
・感情を中心に話すと、相手に誤解を与えやすい
・事実を伝えることで、相手が冷静に判断できる
・職場で「落ち着いている人」という印象につながる
といったポイントを確認しました。
もちろん、ミスをしたときに「焦る」「不安になる」「落ち込む」という感情が生まれることは自然なことです。
大切なのは、感情をなくすことではなく、「報告するときには、まず事実を伝える」ことです。
「事実」と「感情」を分けて考えてみる
そこで、まずは「事実」と「感情」の違いについて考えました。
例えば、
「10時にメールを送った」
これは、誰が見ても確認できる「事実」です。
一方、
「焦ってしまった」
「パニックになった」
「不安になった」
といったものは、人によって感じ方が異なる「感情」です。
この2つを分けて考えることで、報告するときに何を伝えればよいのか整理しやすくなります。
客観的な報告には「型」がある
今回の講座では、客観的に報告するための3ステップを紹介しました。
① 何が起きたのか【事実】
まずは、起きた出来事を伝えます。
② どこまで進んでいるのか【現状】
次に、現在どのような状態なのかを伝えます。
③ 今後どうするのか【対応案】
最後に、これからどのように対応するのかを伝えます。
つまり、
「事実 → 現状 → 対応案」
という順番です。
この型を使うことで、報告する側も話す内容を整理しやすくなり、聞く側も状況を把握しやすくなります。
「感情」から「事実」へ言い換えてみる
講座では、実際の報告例を使って考えました。
例えば、
「すみません……焦ってしまって、もう無理かもしれません……」
という報告では、本人がとても困っていることは伝わります。
しかし、「何が起きたのか」「現在どうなっているのか」「どう対応するのか」が分かりません。
これを、
「10時の締め切りの書類ですが、1枚不足していることに気づきました。現在追加で作成しており、10分ほどで提出できます。」
と伝えると、状況が具体的に伝わります。
感情を伝えるのではなく、事実と対応を伝える。
これが今回の大きなポイントです。
ミスをしたときこそ「早めの報告」
仕事では、ミスをしないことも大切ですが、ミスをしてしまったときにどう報告するかも重要です。
今回の講座では、ミスを報告するときのポイントとして、
・早めに伝える
・言い訳をしない
・感情ではなく事実を優先する
・対応案をセットで伝える
ことを確認しました。
また、
「黙って抱え込んでしまう」
「相手のせいにしてしまう」
「感情だけを伝えてしまう」
といった例についても、どのように改善できるかを考えました。
実際にワークとロールプレイにも挑戦！
講座の後半では、実践的なワークにも取り組みました。
まずは文章を読みながら、「これは事実？それとも感情？」と仕分ける練習。
その後、ミスの事例を使って、
事実 → 現状 → 対応案
の型に整理し、実際の報告文を作りました。
最後には、報告する人と上司役に分かれて、ロールプレイにも挑戦しました。
頭で理解するだけではなく、実際に声に出して練習することで、職場での報告場面をイメージしながら取り組むことができました。
今回の講座で学んだこと
今回の講座では、
「事実と感情を区別する」
「報告は『事実→現状→対応案』の順番で伝える」
「感情ではなく、まず事実を優先する」
「ミスは早めに報告する」
というポイントを学びました。
仕事では、誰でもミスや困ったことに直面する可能性があります。
そんなときに大切なのは、「ミスをしたから終わり」ではありません。
起きたことを整理して、相手に分かりやすく伝え、次の対応につなげること。
そのための一つの方法として、今回学んだ「事実→現状→対応案」という報告の型を、ぜひ覚えておいてほしいと思います。
アイトライ武蔵浦和センターでは、就職に向けたスキルだけでなく、働き続けるために必要な考え方やコミュニケーションスキルについても、講座や実践を通して学んでいます。
次回のビジネスコミュニケーション講座では、「質問の技術」をテーマに取り組む予定です。
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